Peppol 2026 : Préparez votre étude notariale

La Belgique passe au Peppol pour la facturation structurée

1er janvier 2026 : Les entreprises assujetties à la TVA devront pouvoir envoyer et recevoir des factures structurées via le réseau Peppol.

Impact direct pour votre étude : Fournisseurs, clients et comptabilité quotidienne doivent être prêts.

1) Qu'est-ce que cela change concrètement pour une étude notariale ?

Fin des factures PDF simples : Les factures PDF non structurées ne seront plus suffisantes pour les échanges B2B en Belgique
Format obligatoire : Production/consommation de factures structurées au format Peppol BIS (UBL)
Transport sécurisé : Passage obligatoire par un Access Point Peppol certifié

2) Pourquoi les études notariales doivent s'en préoccuper maintenant

📊 Volume d'échanges : Entre fournisseurs (matériel, services), clients professionnels et institutions, votre étude traite régulièrement des factures — évitez les ruptures dans les paiements ou la comptabilité.

⚖️ Conformité fiscale : L'administration belge prépare une montée en charge (e-reporting à l'horizon 2028) — mieux vaut être aligné dès 2026.

3) Plan d'action en 6 étapes

AInventaire & diagnostic (À faire maintenant)

Listez tous les flux factures : qui vous envoie quoi (PDF, EDI), quels logiciels/systèmes
Identifiez les cas critiques : gros fournisseurs, envois internationaux, prestations d'actes

BVérifier votre logiciel comptable / Visio-Expert

Demandez à votre éditeur si une mise à jour Peppol est disponible
Vérifiez l'export UBL / import Peppol
Si nécessaire, planifiez le raccord via un prestataire Access Point

CChoisir un Access Point certifié

Options : Digiteal, Peppol-Box, Storecove, etc.
Comparez : Coût mensuel, SLA, intégration comptable, support FR/NL, archivage
Contrat conseillé : Clause de confidentialité + SLA disponibilité + assistance

DTests & recette

Demandez des environnements de test (SMP/SML / Peppol test)
Testez : émission, réception, notes de crédit, multi-taux TVA
Vérifiez les comportements en cas d'erreur

EProcédures internes & formation

Mettez à jour les procédures de saisie et contrôles TVA
Formez le responsable comptable : numéros Peppol ID, archivage
Documentez les nouvelles procédures

FCommunication avec vos partenaires

Informez fournisseurs et clients professionnels
Proposez une aide pour la transition
Orientez vers votre Access Point recommandé

4) Checklist technique rapide

Inventaire complet des logiciels qui génèrent/consomment des factures
Vérification de compatibilité UBL / Peppol BIS 3.0
Choix d'un Access Point certifié et signature du contrat
Plan de tests (émission/réception/notes de crédit)
Procédure d'archivage conforme (audit fiscal)
Formation du responsable compta + documentation
Communication aux fournisseurs et partenaires

5) Spécificités pour le notariat belge

🏛️ Relations institutionnelles : Fednot peut être un relais d'information — surveillez leurs communications et formations.

💻 Logiciels métiers : Coordonnez la modification des exports de vos outils (facturation d'actes, régies, débours).

🔒 Confidentialité & RGPD : Assurez-vous que le flux Peppol ne divulgue pas d'informations sensibles.

📁 Conservation : Synchronisez votre politique d'archivage avec les exigences fiscales.

6) Risques et erreurs à éviter

⚠️ Erreurs fréquentes :

❌ Considérer le PDF comme suffisant (non, sauf si accompagné d'un flux Peppol)
❌ Oublier les notes de crédit / avoirs dans les tests
❌ Ne pas prévoir de procédure de secours en cas de rejet
❌ Attendre le dernier moment pour commencer

7) Coûts & calendrier pratique

Poste de coût — Estimation — Fréquence
Abonnement Access Point — 50-200€ — Mensuel
Intégration/Connecteur — 500-5000€ — Une fois
Formation équipe — 300-1000€ — Une fois

Q2 2025
Audit & choix

Q3 2025
Tests

Q4 2025
Formation

1er Jan 2026
Go Live

8) Modèle d'email pour vos fournisseurs

9) Ressources utiles

10) Message aux études notariales

Peppol est une opportunité pour fiabiliser et accélérer vos flux financiers, mais la transition nécessite préparation et méthode.

✅ Commencez par un audit interne
✅ Choisissez un Access Point certifié
✅ Testez, formez et communiquez

Si vous préparez ces étapes avant fin 2025, votre étude sera prête et vous éviterez stress et interruptions opérationnelles au passage à 2026.